Jakie narzędzie do komunikacji wybrać dla swojej firmy?
EXPLORE MORE+
Kiedy Twoja firma coraz bardziej zaczyna przypominać niepoczątkujący start-up, a małe przedsiębiorstwo, prędzej czy później staniesz przed pytaniem: jaki komunikator wybrać, aby komunikacja w mojej firmie przebiegała sprawniej i efektywniej?


Parę miesięcy temu stanęliśmy przed bardzo podobnymi dylematami. Chętnie podzielimy się Wami naszymi wnioskami z przetestowania najpopularniejszych firmowych narzędzi do komunikacji: od szalenie popularnego ostatnio Slacka, po te mniej popularne, jak join.me czy nieco zapomniane już Google Hangouts. Zacznijmy od władcy projektowych serc, czyli Slacka.                                       Nazwa założonej w 2013 roku aplikacji nie jest przypadkowa — w rzeczywistości bowiem jest ona akronimem słów Searchable Log of All Conversation and Knowledge. Jej prostotę i intuicyjność używania doceniły najwięksi gracze IT jak Apple, Google czy Microsoft. Nie bez powodu — to jedno z najlepszych rozwiązań dla zespołów projektowych, stawiających na sprawną wymianę informacji nie tylko w konwersacji grupowej, ale i indywidualnej. Nieograniczona ilość kanałów tematycznych, które można założyć, sprawia, że zarządzanie różnymi wątkami staje się znacznie łatwiejsze. Niemniej istotnym powodem przemawiającym właśnie za tym rozwiązaniem jest możliwość integracji Slacka z takimi aplikacjami jak Trello, GitHub, RSS czy Jira. Twórcy Slacka zrobili także ukłon w stronę programistów, dając im możliwość tworzenia własnych botów, integratorów, a nawet żartobliwych emotikon, dowcipnie podsumowujących sytuacje znane tylko pracownikom naszej firmy.

Aplikacja nie jest jeszcze niestety pozbawiona pewnych wad — przed szczególnie dużym kłopotem stają użytkownicy smartfonów Windowsa, dla których Slack jeszcze w fazie testowej. Sporym utrudnieniem były dla nas także powiadomienia push, które pojawiały się ze sporym, bo nawet 3-minutowym opóźnieniem. Kolejnym utrudnieniem może być cena — bezpłatna wersja oprogramowania archiwizuje tylko 10 tysięcy ostatnich wiadomości — zarówno grupowych, jak i tych indywidualnych, co w przypadku 20-osobowego teamu może nastąpić nawet w ciągu 2 tygodni. Sporą niedogodnością może być też niemożność prowadzenia grupowych wideokonferencji — bezpłatna wersja Slacka pozwala na tego typu rozmowy jedynie między indywidualnymi użytkownikami. Przerzucenie się na płatną wersję może dość boleśnie odbić się na Waszej kieszeni — koszt indywidualnego konta to 8 dolarów, co przy 20-osobowym zespole generuje prawie 600 zł dodatkowych kosztów miesięcznie.


Może więc Google Hangouts?

Wypuszczenie jednego z flagowych produktów potentatów z Doliny Krzemowej nie obyło się bez problemów. Użytkownicy szybko dostrzegli błędy produktu. Jakie możliwości kryją się za tym komunikatorem? Do głównych możliwości, jakie wymieniają jej twórcy, zaliczyć można: możliwość prowadzenia chatu i wideokonferencji, opcję (płatnego) wykonywania połączeń telefonicznych czy wysyłania SMS-ów za pomocą numeru Google Voice lub Projektu Fi. Większość funkcji Google Hangouts jest bezpłatna i… to chyba największy z jej plusów. Jej dostępność jedynie dla osób posiadających konto na gmailu oraz dość uboga ilość funkcji nie zachęciły nas do dalszego korzystania.

Spróbujmy ze Skype’m

Firmowa wersja Skype’a za jedną z głównych zalet swojego produktu podaje bezpieczeństwo oraz poufność dla przepływających przez platformę informacji. W przeciwieństwie do dobrze znanej w domowym zaciszu wersji Skype’a, aplikacja biznesowa pozwala komunikować się z 250 osobami jednocześnie (a nie, jak w wersji standardowej, z 25), co bardzo ułatwia np. prowadzenie webinarów. Rozbudowana wersja wideokonferencji pozwala na skuteczną komunikację nie tylko między pracownikami, ale także klientami. Sporym minusem jest jednak wbudowany w aplikację chat, pozbawiony możliwości prywatnej rozmowy czy opcji jej moderowania. Znacząco utrudnia to (jeśli nie uniemożliwia) prowadzenie bardziej czasochłonnych i rozbudowanych projektów. Oprócz wysokiej ceny (wynoszącej w najbardziej podstawowym pakiecie 90zł rocznie za jedno urządzenie) tym, co zniechęciło nas najbardziej do dalszego korzystania z tej aplikacji, jest przymus zainstalowania pełnej wersji pakietu Office 365 - co w dobie popularności i funkcjonalności np. dysku Google’a wydaje się często niepotrzebną inwestycją.

Dołączmy do join.me

Join.me, czyli aplikacja umożliwiająca współdzielenie ekranu, jest ciekawą alternatywą dla małych zespołów projektowych. Bezpłatna wersja posiada wiele funkcjonalności, które w przypadku mikroprzedsiębiorstw (składających się z mniej niż 10 osób, bo obsługę tylu użytkowników jednocześnie pozwala pakiet podstawowy) mogą okazać się naprawdę pomocne: oprócz screensharingu aplikacja umożliwia czat między użytkownikami czy transfer plików. Niestety, podobnie jak w przypadku Skype’a, join.me sprawdza się raczej w przypadku raczej pojedynczych rozmów i prostych projektów niż złożonych prac zespołu. Odstraszać może także jej cena — miesięczny abonament za jednego użytkownika w przypadku ilości większej niż 5 osób, wynosi prawie 14 dolarów za każdego z nich. W porównaniu np. z niemal 2 razy tańszym i bardziej zaawansowanym Slackiem, wydaje się to stosunkowo nieopłacalne.

Appear.in, czyli o prostej apce do wideokonferencji

Appear.in to jedna najprostszych i najwygodniejszych aplikacji do tworzenia wideokonferencji. Aby rozpocząć osobę z daną grupą osób (bezpłatna wersja pozwala otworzyć kanał dla maksymalnie 8 osób), wystarczy:

1. wejść na stronę aplikacji: https://appear.in/,
2. stworzyć prywatny pokój, wpisując jego nazwę i klikając “create”,
3. skopiować link z adresem pokoju i rozesłać osobom chcącym wziąć udział w rozmowie.
Aplikacja nie wymaga logowania — jej twórcy dali także użytkownikom możliwość w bezpłatnego chatowania i udostępniania pulpitu. Sporym plusem platformy jest możliwość ściągnięcia wersji mobilnej komunikatora (po raz kolejny — niedostępnej jednak dla posiadaczy telefonów Windowsa) oraz integracja z takimi systemami jak Trello czy Slack. Zastanawiająca wydaje się wersja premium, oferująca (choć w niskiej, bo wynoszącej 12 dolarów za jeden pokój, cenie) stosunkowo niewiele udogodnień: możliwość powiększenia go (jedynie) do 12 osób, opcję jednoczesnego współdzielenia ekranu i obrazu z kamery czy dodania firmowego loga i tła do swojego chatroomu. Wszystko to czyni appear.in aplikajcą idealną do… komunikowania się z przyjaciółmi. Niewielka ilość osób, jakie mogą komunikować się ze sobą w jednym chatroomie oraz mała liczba funkcjonalności dla czatu sprawiają, że w naszym przypadku trudno było myśleć o appear.in jako o wystarczającym do codziennej komunikacji w firmie komunikatorze.


Mamy to! Facebook Workplace wymarzonym komunikatorem do pracy

Facebook Workplace jest niczym innym jak stworzonym przez firmę Marka Zuckerberga komunikatorem biznesowym. Jak żartobliwie mówią jego twórcy — to jedyny Facebook, do którego używania podczas pracy będzie nakłaniał Cię pracodawca. Facebook Workplace w niewielkim stopniu różni się od tego, którego używamy na co dzień — jedynymi na pierwszy rzut oka różnicami mogą być: stosunkowo ubogi layout (który ma jednak swoje logiczne uzasadnienie — tak skromna szata graficzna ma przecież za zadanie odciągać pracowników od niepotrzebnych czynności) oraz brak reklam. Tak, jak w swoim pierwowzorze, Facebook Workplace umożliwia wymianę wiadomości pomiędzy poszczególnymi użytkownikami lub grupowo, tworzenie i dodawanie postów — zarówno na swoim profilu, jak i danej grupie, tworzenie eventów czy możliwość interakcji z umieszczanymi treściami za pomocą dobrze znanych reakcji, gif-ów czy emotikonek. Wyjątkowo długi — bo 3-miesięczny - okres próbny pozwala w łatwy sposób wdrożyć go w pracę swojej firmy i przyzwyczaić się do jego działania.

Tym, co przekonało nas do zdecydowania się właśnie na tę opcję, jest także jego cena — koszt pojedynczego konta w przypadku organizacji mniejszej niż 1000 osób to tylko 3$ miesięcznie — w przypadku najpotężniejszych organizacji jest on jeszcze mniejszy; cena jednego konta przy 10 tysiącach użytkowników wynosi tylko 1 USD miesięcznie.


Wiele możliwości - wiele rozwiązań

Jak widać, musieliśmy przetestować wiele rozwiązań, zanim wybraliśmy to najodpowiedniejsze. Ze względu na rodzaj naszych projektów oraz ilość pracowników zdecydowaliśmy się na ostatnią z przedstawionych opcji — rekomendujemy ją z czystym sumieniem, pamiętaj jednak, że zależnie od specyfiki swojego biznesu wystarczającym rozwiązaniem dla Ciebie może okazać się, chociażby Appear.in.

Na jakie rozwiązanie zdecydowałeś się Ty? A może szukasz komunikatora dedykowanego dla Twojej firmy? Zgłoś się do nas — chętnie ją dla Ciebie zaprojektujemy.


SEE ALSO:

Say hello
ARE YOU READY
TO TAKE-OFF?

The moment of boarding just before the journey is always a bit stressful. But remember that you have priority. Sit comfortably in your chair and we will make sure that the journey goes smoothly.

If you have any doubts, talk to our customers about the terms of cooperation we offer. You can also contact us at online check-in.

If you dream of a space adventure, look no further. You are welcome to take-off!

Work with us
General inquiries
logo morefromit

MOREFROMIT sp. z o.o.
PL. SOLNY 14A/6
50-062 WROCŁAW

NIP: 8971832641
REGON: 36609544500000
KRS: 0000652804